展會主辦方需掌握的基礎(chǔ)常識
展覽的分類考慮兩個(gè)方面:一是展覽的內(nèi)容,包括展覽的性質(zhì)、內(nèi)容、所屬行業(yè)等;二是展覽形式,包括展覽規(guī)模、時(shí)間、地點(diǎn)等。
展覽從性質(zhì)上分,有貿(mào)易和消費(fèi)兩種。
貿(mào)易性質(zhì)的展覽是為產(chǎn)業(yè)即制造業(yè)、商業(yè)等行業(yè)舉辦的展覽,展覽的主要目的是交流信息、洽談貿(mào)易;消費(fèi)性質(zhì)的展覽基本上都展出消費(fèi)品,目的主要是直接銷售,展覽的性質(zhì)由展覽組織者決定,可以通過參觀者的成分反映出來:對工商業(yè)開放的展覽是貿(mào)易性質(zhì)的展覽,對公眾開放的展覽是消費(fèi)性質(zhì)的展覽。
具有貿(mào)易和消費(fèi)兩種性質(zhì)的展覽被稱作是綜合性展覽。
展覽從內(nèi)容上分,有綜合展覽和專業(yè)展覽兩類。
綜合展覽指包括全行業(yè)或數(shù)個(gè)行業(yè)的展覽會,也被稱作橫向型展覽會,比如工業(yè)展、輕工業(yè)展;專業(yè)展覽指示某一行業(yè)甚至某一項(xiàng)產(chǎn)品的展覽會,比如鐘表展。
專業(yè)展覽會的突出特征之一是常常同時(shí)舉辦討論會、報(bào)告會,用以介紹新產(chǎn)品、新技術(shù)等。
展會從規(guī)模上分,有國際、國家、地區(qū)、地方展,以及單個(gè)公司的獨(dú)家展。這里的規(guī)模是指展出者和參觀者所代表的區(qū)域規(guī)模,而不是展覽場地的規(guī)模。
展覽從時(shí)間上劃分的標(biāo)準(zhǔn)比較多——定期和不定期:定期的有一年四次,一年兩次、一年一次、兩年一次等;不定期展則是視需要而定長期和短期。長期可以是三個(gè)月、半年、甚至常設(shè),短期展是一般不超過一個(gè)月,在發(fā)達(dá)國家,專業(yè)展覽會一般是3天。在英國,一年一次的展覽會占展覽會總數(shù)的3/4。展覽日期受財(cái)務(wù)預(yù)算、訂貨以及節(jié)假日的影響,有旺季、淡季。根據(jù)英國展覽業(yè)協(xié)會的調(diào)查,3~6月及9~10月是舉辦展覽會的旺季,12月至次年1月以及7~8月為舉辦展覽會的淡季。
大部分展覽會是在專用展覽場舉辦的,展覽場館最簡單的是室內(nèi)場館和室外場館,室內(nèi)場館多用于展示常規(guī)展品的展覽會,比如紡織展、電子展等;室外場館多用于展示非常規(guī)展品的展覽會,展示超大超重展品,比如航空展、礦山設(shè)備展,在幾個(gè)地方輪流舉辦的展覽會被稱作巡回展,比較特殊的是流動(dòng)展,即利用飛機(jī)、輪船、火車、汽車作為展場的展覽會。
展覽不在多而在名
以博覽會王國著稱的德國為例,每年舉辦的展覽會約400多個(gè),數(shù)量并不多。但世界上居領(lǐng)先地位、有巨大影響的210個(gè)專業(yè)展覽會,竟有三分之二在德國舉辦,展覽面積居全球之冠的漢諾威國際展覽中心,每年舉辦的展覽會雖僅15~19個(gè),但其中的信息展、工業(yè)博覽會、機(jī)床博覽會等卻在世界上數(shù)一數(shù)二,展覽面積達(dá)16萬~40萬平方米不等。
在我國香港特區(qū),貿(mào)發(fā)局一年僅舉辦20多個(gè)展覽會,但不少展覽會規(guī)模、知名度和排名都位居世界或亞太地區(qū)前列,如香港玩具展,其規(guī)模僅次于紐約和慕尼黑的玩具展,排名世界第三;香港服裝節(jié)為亞洲之最;香港鐘表、珠寶展名列世界第一。
據(jù)國際博覽會聯(lián)盟(UFI)1997年統(tǒng)計(jì),被UFI接納為成員的展覽會共521個(gè),分布在67個(gè)國家和地區(qū),亞洲占55個(gè),其中新加坡就有16個(gè),而上海僅1個(gè),在展覽業(yè)發(fā)達(dá)國家和地區(qū),一般一個(gè)城市里相同題材的展覽會十分罕見,但中國是哪類展覽會熱門,大家跟著一哄而上,專家建議,可否把相同題材的展覽會集中起來辦展,這種想法聽起來不錯(cuò),可事實(shí)上難以操作,原因是多頭審批、互不通氣,各展覽會主辦單位之間存在利益沖突,且不易協(xié)調(diào),再說展覽會不是辦集市,歸并到一個(gè)屋檐下辦展,規(guī)模雖可撐大,但實(shí)力和在世界上的影響不可能同步放大。如何防止多頭審批、重復(fù)辦展和題目撞車?在國際上,被一致公認(rèn)的權(quán)威機(jī)構(gòu)是國際博覽會聯(lián)盟(UFI);在發(fā)達(dá)國家和地區(qū),一般都有展覽行業(yè)協(xié)會協(xié)調(diào)企業(yè)行為,如德國就有貿(mào)易展覽業(yè)協(xié)會。UFI有一套成熟的展覽評估體系,對展覽會的參展商、專業(yè)觀眾、規(guī)模、水平、成交等進(jìn)行嚴(yán)格評估,達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)的,或被接納為成員,或準(zhǔn)予刊登在年度展覽會目錄上,并向全世界推廣,由于U—FI的權(quán)威性,被認(rèn)可的展覽會在吸引參展商、專業(yè)觀眾等方面具有很大優(yōu)勢,做大做強(qiáng)便不成問題,因此,借鑒國外成功經(jīng)驗(yàn),建立我國自己的展覽評估體系,必將有效地抑制重復(fù)辦展、小打小鬧的低水平辦展傾向。